Em conversa com a minha amiga A. percebi que não tinha descrito de forma clara no blog a parte mais importante da agenda GTD, ou seja a organização dos projetos.
Decidi diminuir o tamanho da minha agenda GTD pessoal para ser mais portáril, então iniciámos as nossas agendas em conjunto, o que me permitiu compreender os pontos mais importantes a salientar sbre este tema aqui no blog.
Algumas notas sobre a Agenda GTD importantes:
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Começar com um caderno não muito importante
(para o caso de falhar não ficarmos tristes tal como eu fiquei com o meu dossier)
- O GTD não deve ser pensado como anual, mas ciclico.
(Cada vez que se inicia uma nova fase ou precisamos de um "refresh" começo um novo caderno)
- Deve ser portátil
(ou seja deve caber na mala e ser prático)
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Util ter capa rija, impermeável, com linhas, com elástico para não se abrir e uma fita marcadora
(Assim temos um caderno resistente e prático)
Os Projetos na Agenda EDC
Esta é a minha nova agenda GTD (custou 1€ no chinês) tem 11,5 centimetros, é do tamanho do meu telemóvel. Decidi começar a apontar todos os meus gastos diários, por isso a primeira secção da GTD é para a contabilidade onde registo para cada dia o preço, a compra e o local de compra de cada íten. Na ultima parte do caderno estão os projectos e no interior estão as restantes secções de que falei no anterior post da GTD.
Para a construção de cada projecto utilizo as duas páginas centrais do caderno. Dou o titulo na primeira linha, por exemplo aqui está o projeto para o meu quintal/jardim. Seguidamente escrevi o subtitulo "A Fazer" e maço a marcação de um lado ao outro do caderno. Dou algum espaço para os post its e escrevo o subtitulo "Em Desenvolvimento" realizando uma nova marcação e finalmente o subtitulo "Concluido".
Após várias tentativas com post its diferentes descobri que os melhores são os coloridos transparentes. Escrevo cada iten da minha lista de tarefas num post it e coloco no seu lugar. Por exemplo já preparei os meus tomateiros, os pimenteiros e o alho francês. E ainda tenho por fazer pintar a minha mesa reciclada e a espreguiçadeira velhota.
Quando começar a realizar um destes itens do projeto movo o post it para a seguinte secção em desenvolvimento, ou concluido. Assim os post its vão migrando e vamos verificando facilmente o desenvolvimento do projeto.
Esta é a fantástica solução para pararmos de matar árvores ao fazer milhões de listas que estamos sempre a riscar e a recomeçar. No meio dessas listas infernais acabava sempre por me faltar fazer alguma coisa porque já não estava visivel no meio da confusão e assim fica muito claro.
Por outro lado os post its transparentes permitem poupar espaço porque podemos sobrepor os post its e ainda assim ver as tarefas, com os outros isto não é possivel.
Espero que tenham gostado!
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While I was chatting with my
friend A. I understood that my GTD notebook explanation was not complete. So I’ve
decided to explain more thoroughly The GTD Projects design. I´ve decided to
lower the size of the notebook to become more portable. So me and my friend
started a new GTD notebook together so it become more easy to explain to you
its organization.
Some important notes about GTD
notebook:
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Start with an unimportant
notebook (so you don’t get sad when it fails like me!)
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The GTD notebook is not an annual
concept rather an cyclic concept
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It should be portable (to fit
in your purse!)
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Its useful if it has inflexible
and impermeable cover with lines, a marker and the elastic (avoiding to open inadvertently)
Project on GTD notebook:
This new notebook (1€) is the size of my phone (11cm).
I´ve decided to start registering all my daily expenses in the first section
(day, íten, price, store). In the last section are the projects, which is for
me the most important part of the notebook, and in between there are the
remaining sections referred in the previous GTD post.
To
construct each project I use the two pages from the notebook as shown in the picture.
In the first line I write the title, for example garden, in the second the
first subtitle, the “To do” list). Some lines after the second subtitle “Under
development” and finally “Concluded”. Each title and subtitle is underlined along
both pages. Afterwards each task of the list should be written in one
transparent plastic post it. Each time we start or finish one task the post it
goes to the correspondent subtitle migrating down until all tasks of this
project are finished! This way we spend less paper with giant lists were we
lose our point and we can easily see the project progression. The transparent plastic
post its are the best because we can overlap them and still understand the
tasks clearly saving some space.
I hope you enjoy it!
